Электронный документооборот в России
В правительстве рассматривается государственная программа «Цифровая экономика», которая ставит целью улучшение жизни граждан благодаря развитию электронных услуг. Значительную часть документа занимают положения о переходе страны к электронному документообороту. По замыслу авторов, перевод документационного обеспечения в цифровой формат улучшит жизнь предприятиям и организациям, облегчит доступ к информации гражданам страны.
На стадии подготовки к реализации программы будет проведена систематизация всех видов документов, имеющих значимость в экономической и административной деятельности, в т.ч. налоговых, статистических, бухгалтерских и пр. На её основе до 2019 года будет создан единый реестр отчетности и сформулированы стандарты её предоставления. При этом планируется устранить ряд бюрократических препонов, в т.ч. повторное предоставление документов, если ранее такой документ уже был предоставлен в другое ведомство.
Как и при любой другой реформе, переход на цифровой формат на начальном этапе наверняка повлечет неудобства. Так, в 2019 году государство намерено запретить прием отчетности на бумажных носителях, что потребует дополнительного обучения персонала и настройки процедур.
Но в целом, принятие и реализация подобной программы могут привести к прорыву в отношениях между гражданами, организациями и государственными органами власти. Цифровой формат взаимодействия вместе с обеспечением его доступности (программой предусмотрена «интернетизация» поселков с численностью от 1000 человек) действительно сократит временные и финансовые затраты.
История вопроса
Нужно отметить, что переход на электронный документооборот - не новинка для нашей страны. Первые шаги были предприняты около 17 лет назад, когда началась разработка нормативно-правовой базы для формализации электронных документов в деловой сфере. В 2001 году был принят закон об электронной подписи, предоставивший возможность совершения юридически значимых действий через телекоммуникационные каналы.
Уже в то время системы электронного документооборота появились на коммерческих предприятиях. В основном, это были крупные организации, которые могли позволить себе переход на более совершенные вычислительные мощности. Ведь цифровой формат создания и обмена документов предполагает использование серверов и обязательное оснащение компьютерной техникой сотрудников, ведущих делопроизводство и его отдельные направления.
Второй, активный этап начался с принятием в 2008 году «Стратегии развития информационного общества в РФ». Одной из её главных задач стал перевод коммерческих правоотношений в электронный формат. После этого законы и подзаконные акты стали выходить намного чаще.
К этому времени в России уже появились удостоверяющие центры, которые занимались выдачей сертификатов ЭЦП, специализированное программное обеспечение стало неотъемлемым инструментом бухучета, в общем, все необходимые условия были созданы. Более того, даже некоторые органы государственной власти стали применять цифровой формат во внутреннем документообороте. Среди них, например, Министерство финансов, которое уже в 2011 году обменивалось платежными документами в электронной форме с региональными учреждениями.
Одним из ключевых документов при реализации Стратегии эксперты называют Федеральный закон No229-ФЗ, который признал цифровой формат использования счетов-фактур. Он стал своеобразным венцом, которым был укомплектован список документов, необходимых для подтверждения хозяйственных операций.
Деньги любят счет
Экономия расходов — это один из факторов развития электронного документооборота. Представьте себе, еще 5 лет назад на территории страны ежегодно насчитывалось до 45 миллиардов «первички» в бумажном виде. Это договора, счета, накладные, счета-фактуры и т. п.
При этом стоимость подготовки и хранения одного полного пакета документов нередко достигала 100 руб. Соответственно, затраты в масштабах страны могли насчитывать более 4 триллионов рублей!
Платформа для старта
Одними из инициаторов реформы всегда было Министерство финансов и Федеральная налоговая служба. К настоящему времени они накопили уже огромный опыт работы с электронными документами. ФНС уже несколько лет принимает бухгалтерскую отчетность, в т.ч. налоговые декларации физических лиц в электронном виде. Цифровой формат успешно прижился, и бухгалтера уже позабыли, как это - ежемесячно бегать в налоговую для сдачи отчетности.
Несколько лет назад были запущены многофункциональные центры. По своей сути, это «единое окно» государственных услуг для населения, в которых можно решить различные вопросы правоотношений между гражданином и государственными и муниципальными органами. Практика работы МФЦ тоже может быть использована для реформирования процессов внутреннего управления документооборотом, особенно в связи с совместным использованием документа различными ведомствами.
И сегодня некоторые ведомства стараются идти в ногу со временем и административными тенденциями. Совсем недавно Генеральная прокуратур РФ заявила о том, что разрабатывает планы по организации онлайн-сервисов для оперативного взаимодействия с гражданами и органами власти. В частности, есть идеи по организации так называемой «таргетированной» подачи заявлений, когда документ будет автоматически направляться профильному специалисту ведомства. Для разработки программы развития сформирован Экспертный совет из специалистов в области менеджмента, IT, управления рисками.
А как у них?
Переход государственных услуг в цифровой формат уже давно идет в развитых странах, в т.ч Великобритании и США. Во многих странах созданы организации, чья задача — полный переход документооборота между гос органами в электронную форму.
Так, в Австралии работает Агентство цифровой трансформации, в Великобритании — Правительственная цифровая служба. Они разработали программы, согласно которым цифровой формат приобретут все виды документов. Которые раньше требовали ручной обработки, в ближайшие 1-3 года.
Среди постсоветских стран выделяется Эстония, где ведется разработка системы «электронный резидент», которым может стать иностранный гражданин, инвестор или предприниматель, работающий с эстонскими контрагентами. Реализация программы нацелена до 2025 года. А уже сегодня там работает система электронного голосования на выборах.
В целом, цифровой формат должен действительно облегчить жизнь всем заинтересованным сторонам: и государству, и гражданам, и организациям. Тем более, что первые результаты внедрения элементов цифрового документооборота мы уже получили, благодаря развитию отдельных государственных услуг.